89. HK klubben Nyborg kommune

Høringssvar fra HK vedrørende BDO's økonomiske mulighedskatalog

HK finder, at BDO har identificeret en række områder, hvor Nyborg Kommune med fordel kan se nærmere på procedurer, organisering og interne arbejdsgange med henblik på at anvende ressourcerne bedst muligt.

Vi anerkender, at kommunen står over for betydelige økonomiske udfordringer, og at der derfor er behov for at undersøge mulighederne for effektivisering og prioritering. Samtidig er det afgørende, at de enkelte forslag vurderes ud fra deres samlede økonomiske, faglige og personalemæssige konsekvenser.

BDO beskriver selv, at Nyborg Kommune på de fleste områder ikke har et udgiftsniveau, der er markant højere end sammenlignelige kommuner, og at kommunen allerede har gennemført eller igangsat en række initiativer og budgetreduktioner. Det understreger efter HK's opfattelse behovet for grundige konsekvensvurderinger, så nye besparelser ikke alene bliver serviceforringelser, øget arbejdspres eller flytning af opgaver til andre dele af organisationen.

HK finder det samtidig vanskeligt at se sammenhængen mellem fortsatte reduktioner i kommunens daglige tilbud og ambitionen om at tiltrække flere børnefamilier og flere nye indbyggere i arbejde, som beskrevet i kommunens Strategi og Udviklingsplan 2024. Enkeltstående arrangementer kan efter vores vurdering ikke opveje, at de tilbud og den service, som borgerne møder i hverdagen, beskæres eller fjernes. Hvis Nyborg Kommune fortsat skal være attraktiv som bosætningskommune, bør dette perspektiv indgå i prioriteringen af besparelser.

Samlede økonomiske konsekvenser

HK finder det vigtigt, at de økonomiske potentialer i rapporten ikke alene vurderes som umiddelbare bruttobesparelser.

Ændringer i én del af organisationen kan medføre både besparelser og merudgifter andre steder. Disse afledte effekter bør så vidt muligt indgå i det samlede beslutningsgrundlag.

Et eksempel er ændringer i anvendelsen af STU og andre specialiserede tilbud. BDO beregner potentialet ved færre nyvisiteringer til STU ud fra den gennemsnitlige udgift pr. elev til tilbuddet. Der kan imidlertid også være afledte økonomiske konsekvenser, eksempelvis på transportområdet. Det bør derfor afklares, om sådanne følgeeffekter er medregnet i de økonomiske potentialer.

Omvendt kan ændringer også medføre nye administrative opgaver andre steder i organisationen. Hvis eksempelvis ændringer i bus eller transportordninger for unge medfører flere individuelle ansøgninger om alternative buskort eller transportløsninger, kan det betyde et øget administrativt ressourceforbrug i blandt andet Borgerservice.

HK anbefaler derfor, at der forud for politisk beslutning om de enkelte forslag foretages en samlet vurdering af:

• direkte besparelser
• afledte besparelser
• nye eller øgede udgifter
• ændringer i administrative opgaver
• personalemæssige konsekvenser
• konsekvenser for serviceniveau og kvalitet

Det vil give et mere retvisende billede af den reelle nettoeffekt af de enkelte forslag.

Biblioteksområdet

HK finder det vigtigt, at det økonomiske potentiale i forslaget om reduktion af den betjente åbningstid på lokalbibliotekerne i Ullerslev og Ørbæk kvalificeres yderligere.

Bibliotekernes kerneopgave er blandt andet at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet. Muligheden for at løse denne opgave hænger tæt sammen med bibliotekernes fysiske og personalemæssige tilstedeværelse, også uden for Nyborg by.

Lokalbibliotekerne har samtidig en vigtig funktion i lokalsamfundene. En væsentlig reduktion eller fuldstændig fjernelse af den betjente åbningstid vil derfor ikke alene være en reduktion i bemandingen, men også en reel ændring af bibliotekernes funktion og serviceniveau.

Det vil blandt andet kunne påvirke:

• bibliotekernes mulighed for at understøtte lokalt tilhørsforhold og levende landsbysamfund
• borgernes adgang til faglig hjælp og vejledning
• bibliotekernes mulighed for aktiv formidling og arrangementer
• samarbejdet med de lokale skoler

Der er i dag et tæt samarbejde mellem lokalbibliotekerne og de to skoler. En markant reduktion i den personalemæssige tilstedeværelse kan derfor få konsekvenser for dette samarbejde.

BDO angiver et lavt besparelsespotentiale på ca. 0,2 mio. kr. ved en reduktion af den bemandede åbningstid og et højt potentiale på ca. 0,6 mio. kr. ved fuldstændigt bortfald af den bemandede åbningstid. BDO bemærker samtidig selv, at der fortsat skal afsættes ressourcer til blandt andet modtagelse, sortering og opsætning af biblioteksmaterialer.

Et lokalbibliotek kan således ikke drives helt uden personaleressourcer. Der vil fortsat være behov for tid til eksempelvis:

• materialehåndtering
• opsætning og sortering
• soignering
• vedligeholdelse
• udstillinger og formidling
• øvrige praktiske og driftsmæssige opgaver

Det er derfor efter HK's vurdering ikke realistisk at sidestille bortfaldet af den betjente åbningstid med et tilsvarende bortfald af medarbejderressourcer.

HK kan ikke anbefale en yderligere reduktion af den betjente åbningstid på lokalbibliotekerne. En reduktion vil konkret betyde, at biblioteket i mindre grad kan være til stede i ydertimerne, hvor blandt andet børnefamilier har mulighed for at benytte biblioteket efter arbejde og andre daglige forpligtelser. Det vil også ramme borgere, som har brug for personlig hjælp, og som ikke nødvendigvis kan benytte selvbetjente eller digitale løsninger.

Lokalbibliotekerne fungerer desuden i praksis som en form for Borgerservice light i Ullerslev og Ørbæk. Mange borgere henvender sig til biblioteket som deres første sted, når de har brug for hjælp eller søger svar på spørgsmål, der kan handle om meget andet end bibliotekets traditionelle tilbud. Hvis den betjente åbningstid reduceres, vil disse borgere skulle finde hjælpen andre steder. Det bør derfor afklares, hvor denne opgave i givet fald forventes løst, og hvilke afledte konsekvenser det vil have for eksempelvis Borgerservice og andre kommunale funktioner.

HK finder på den baggrund, at forslaget ikke alene kan vurderes ud fra et beregnet lønpotentiale. Den betjente tilstedeværelse er en del af selve servicen og af bibliotekernes funktion som lokale, tilgængelige indgange til kommunen.

Derudover bør en mulig afledt mindreindtægt i forhold til samarbejdet med skolerne indgå i vurderingen. Hvis skolernes betaling til driften af skolebibliotekerne helt eller delvist reduceres som følge af ændringerne, bør dette modregnes i det forventede besparelsespotentiale.

Det er desuden væsentligt, at bibliotekets medarbejdere arbejder på tværs af de tre lokationer. En reduktion i den samlede personaleressource kan derfor også få betydning for bemandingen og den betjente åbningstid på hovedbiblioteket i Nyborg.

Endelig bør de personalemæssige konsekvenser indgå tydeligt. BDO angiver selv, at det høje scenarie svarer til ca. ét årsværk. Forslaget indebærer dermed en konkret risiko for reduktion i medarbejderressourcer og vil samtidig kunne påvirke arbejdsforhold, opgavefordeling og arbejdssteder for de tilbageværende medarbejdere.

En besparelsesproces påvirker desuden den psykologiske tryghed i medarbejdergruppen, hvilket også bør indgå i den samlede vurdering.

Administrative fællesskaber

BDO peger på etablering af flere administrative fællesskaber, både centralt og decentralt, med henblik på at effektivisere opgaveløsningen og reducere de administrative omkostninger.

HK er ikke grundlæggende imod nye organiseringsformer. Administrative fællesskaber kan blandt andet give mulighed for større faglige miljøer, mindre sårbarhed og mere specialisering.

Det er samtidig vigtigt at være opmærksom på, at mange administrative medarbejdere allerede arbejder meget specialiseret. Det betyder, at medarbejdere ikke uden videre kan dække andre fagområder, og at en samling af medarbejdere derfor ikke automatisk giver den fleksibilitet, som forslaget kan give indtryk af.

For medarbejderne på Nyborg Bibliotek er den fysiske nærhed til biblioteket desuden en nødvendig del af opgaveløsningen. Medarbejderne bevæger sig dagligt mellem administrative opgaver og opgaver i selve biblioteket. Den administrative del af arbejdet kan derfor ikke isoleres fra biblioteksopgaverne eller uden videre flyttes til en kontorplads væk fra det fysiske bibliotek. Dette bør indgå i vurderingen af, hvilke funktioner der overhovedet er egnede til at indgå i et administrativt fællesskab.

Det er imidlertid afgørende, at det inden en eventuel implementering afklares:

• hvilke konkrete opgaver der forventes samlet
• hvilke medarbejdergrupper og arbejdspladser der berøres
• om medarbejdere skal skifte organisatorisk eller fysisk arbejdssted
• hvordan nærheden til de enkelte fagområder bevares
• hvilke nye kompetencekrav der opstår
• hvor stor en del af det beregnede provenu der forudsætter en reel reduktion i antallet af administrative stillinger

BDO fremhæver selv, at etablering af administrative fællesskaber kan reducere den organisatoriske og fysiske nærhed til institutionerne, og at der skal være opmærksomhed på, at administrative opgaver ikke blot flyttes til ledere eller fagprofessionelle medarbejdere.

Dette er efter HK's opfattelse et helt centralt opmærksomhedspunkt.

En administrativ besparelse er ikke en reel effektivisering, hvis opgaven fortsat skal udføres, men blot flyttes til andre medarbejdere eller faggrupper.

HK ønsker derfor medarbejderrepræsentanterne inddraget tidligt i arbejdet med eventuelle administrative fællesskaber.

Digitalisering og kunstig intelligens

HK anerkender, at øget anvendelse af data, automatisering og kunstig intelligens bliver en stadig større del af den kommunale opgaveløsning.

BDO kobler selv øget automatisering og AI sammen med muligheden for at reducere lønbudgettet til administrative medarbejdere. Det gør det nødvendigt allerede nu at forholde sig aktivt til, hvordan denne udvikling skal ske.

AI bør ikke alene ses som et redskab til personalereduktion.

Teknologien kan effektivisere og ændre arbejdsopgaver, men den kræver fortsat medarbejdere, som kan:

• sætte retning og definere rammer
• sikre korrekt anvendelse af data
• kvalitetssikre resultater
• opdage fejl og uhensigtsmæssigheder
• sikre sammenhæng med lovgivning og praksis
• understøtte kolleger og ledere
• bidrage til implementering og udvikling af nye digitale løsninger

HK ser derfor udviklingen som en mulighed for at tænke i nye administrative roller og funktioner og ikke alene i færre administrative medarbejdere.

Der bør være et tydeligt fokus på efter og videreuddannelse, så de nuværende medarbejdere får mulighed for at udvikle sig i takt med arbejdsopgaverne.

Når teknologi frigør tid fra rutineprægede opgaver, bør det samtidig undersøges, om ressourcerne kan anvendes til andre opgaver, kvalitetssikring eller øget service, før der automatisk konkluderes, at gevinsten skal omsættes til færre stillinger.

HK ønsker blandt andet afklaret:

• hvilke konkrete arbejdsopgaver der forventes automatiseret
• hvordan de forventede tidsmæssige og økonomiske gevinster dokumenteres
• hvilke nye opgaver og kompetencer der følger med
• hvordan kompetenceudviklingen af nuværende medarbejdere sikres
• om der vurderes at være risiko for afskedigelser på det administrative område

Tandplejen

HK kan ikke se, at BDO's mulighedskatalog indeholder konkrete forslag om besparelser på den kommunale tandpleje.

Tandplejen er således ikke udpeget som et selvstændigt besparelsesområde.

De tværgående forslag om administrative fællesskaber, digitalisering og AI kan dog potentielt få betydning for administrative funktioner i tandplejen.

HK finder det derfor relevant at få afklaret, om tandplejen forudsættes omfattet af de centrale eller decentrale administrative fællesskaber, og om medarbejderressourcer fra tandplejen indgår i de administrative besparelsespotentialer.

Det bør desuden afklares, om eventuel centralisering af administrative opgaver kan medføre opgaveglidning til kliniske medarbejdere eller ledelse i tandplejen.

Yderligere besparelsesmuligheder

HK savner samtidig, at enkelte mere driftsorienterede besparelsesmuligheder undersøges, inden der gennemføres reduktioner, som direkte påvirker medarbejdere eller serviceniveau.

Kantinedrift

Det kan med fordel undersøges, om kommunens kantinedrift kan organiseres anderledes, herunder om en forpagteraftale kan være økonomisk fordelagtig.

Hvis kantinedriften i dag giver underskud, bør det afdækkes, om kommunen kan reducere den økonomiske belastning gennem en anden driftsform, samtidig med at der fortsat kan tilbydes en kantineordning.

En sådan analyse bør omfatte både økonomi, kvalitet, priser for medarbejderne og eventuelle personalemæssige konsekvenser.

Kaffe og øvrige forbrugsvarer

Der kan ligeledes være et potentiale i en mere ensartet indkøbspolitik for kaffe, kaffemaskiner og tilhørende produkter.

Hvis de enkelte afdelinger i dag selv vælger løsninger, maskiner, kaffeprodukter, mælk, sukker mv., kan det medføre store prisforskelle og forskellige forbrugsmønstre.

En mere ensartet indkøbspolitik bør derfor undersøges som en relativt enkel besparelsesmulighed, der i mindre grad påvirker den borgernære service og medarbejdernes arbejdspladser.

Afsluttende bemærkninger

HK støtter, at kommunen arbejder med effektivisering, bedre arbejdsgange og nye teknologiske muligheder.

Det er imidlertid afgørende, at de økonomiske potentialer kvalificeres, inden de omsættes til konkrete budgetreduktioner.

HK anbefaler derfor, at beslutninger om besparelser sker på baggrund af reelle nettoberegninger, hvor også afledte udgifter, afledte besparelser, implementeringsomkostninger, opgaveglidning, konsekvenser for serviceniveau samt personalemæssige konsekvenser indgår.

Samtidig ønsker HK en tidlig og reel medarbejderinddragelse i de forslag, der kan få betydning for organisering, arbejdsopgaver, kompetencekrav og arbejdspladser.

HK finder det i den forbindelse også problematisk, hvis kommunikation og offentliggørelse af den politiske aftale om Budget 2027 sker, før ledere og MED systemet er blevet informeret. Det er ikke en hensigtsmæssig rækkefølge, når beslutninger kan få væsentlige konsekvenser for medarbejdere og arbejdspladser. Ledere og MED systemet bør have mulighed for at blive orienteret og forberedt, inden en politisk budgetaftale med personalemæssige konsekvenser offentliggøres bredt.

Særligt i forhold til administrative fællesskaber, digitalisering og AI bør fokus ikke alene være på at reducere medarbejderressourcer, men også på, hvordan de nuværende medarbejderes kompetencer kan udvikles og anvendes i fremtidens kommunale opgaveløsning.