86. Medarbejdergruppen Fælles MED, Økonomi og Digitalisering

Høringssvar vedr. Budget 2027

Administration – Forslag 1 og 2: Administrative fællesskaber centralt og decentralt

Vi ser positivt på initiativer, der undersøger mulighederne for etablering af administrative fællesskaber, med henblik på at skabe en mere robust, effektiv og faglig bæredygtig administration. Det er dog vores vurdering, at forslaget bør konkretiseres yderligere, før det er muligt at foretage en retvisende vurdering af det økonomiske potentiale.

Der er behov for en nærmere afklaring af, hvilke konkrete opgaver og medarbejderressourcer der forventes omfattet af fællesskaberne, hvordan disse tænkes organiseret, samt hvilket grundlag det opgjorte besparelsespotentiale bygger på.

Det bør samtidig sikres, at eventuelle effektiviseringer ikke alene medfører en forskydning af administrative opgaver til ledere eller fagprofessionelle medarbejdere.

På den baggrund vurderer vi, at der er behov for en mere detaljeret kortlægning og analyse af opgaver, organisering og økonomiske konsekvenser.

Administration – Forslag 3: IT, digitalisering og ledelsesinformation

BDO peger i sit økonomiske mulighedskatalog på, at Nyborg Kommune har relativt høje udgifter til IT og digitalisering. BDO vurderer, at der kan spares 0,5-1,0 mio. kr. årligt gennem bedre kontraktstyring, brug af data og ledelsesinformation samt automatisering og AI.

Vi mener, at forslaget mangler dokumentation og konkrete anvisninger, før det er muligt at vurdere, om besparelsen er realistisk. Det fremgår eksempelvis ikke, hvilke kontrakter eller udgifter BDO vurderer kan reduceres, eller hvilket grundlag BDO har for at fastsætte besparelsen til 0,5-1,0 mio. kr.

BDO anfører selv, at en del af forskellen kan skyldes forskellig kontering. Det bør tydeliggøres, at analysen omfatter kommunens samlede IT-udgifter og ikke kun det centrale budget under IT og Digitalisering. Det er nødvendigt for at kunne se, hvor forskellene til andre kommuner reelt ligger og hvorvidt sammenligningen tager højde for forskelle mellem kommunerne i brugen af digitalisering, arkivering, automatisering og IT-sikkerhed.

Nyborg Kommune har gennem flere år investeret i digitalisering og IT-sikkerhed. Det gælder både systemer, infrastruktur og krav til leverandører. Investeringerne er nødvendige for stabil drift, beskyttelse af borgernes oplysninger og for at leve op til lovgivning og sikkerhedskrav. Hvis benchmarkkommunerne har et andet sikkerheds- eller investeringsniveau, kan en direkte sammenligning af IT-udgifter give et skævt billede.

IT og Digitalisering arbejder allerede løbende med at reducere IT-udgifterne. Det sker blandt andet gennem automatisering og digitalisering af egne processer og bedre udnyttelse af licenser og eksisterende systemer. Digitalisering og AI er derfor ikke alene en udgift for at skabe besparelser og frigøre tid i resten af organisationen. På udstyrsområdet arbejdes der på at forlænge udstyrets levetid gennem ændring af medarbejderkøb, reparationer og genbrug via en tværgående outlet-portal .

Vi savner på den baggrund en mere konkret forklaring på, hvor BDO ser yderligere muligheder for besparelser. Er det eksempelvis kontrakter, licenser, hardware, infrastruktur, sikkerhedsløsninger, arkivering eller andre områder, der forklarer forskellen til benchmarkkommunerne?

De tre områder, BDO peger på – kontraktstyring, data og ledelsesinformation samt automatisering og AI – er områder, hvor Nyborg Kommune allerede arbejder med effektivisering. Vi efterspørger derfor især BDO's erfaringer fra andre kommuner: Hvilke konkrete tiltag har eksempelvis Kerteminde, Sorø og Greve gennemført, som Nyborg Kommune ikke allerede har iværksat? Det er netop denne viden, en benchmarkanalyse bør kunne bidrage med.

Eventuelle besparelser bør desuden ses i sammenhæng med udviklingen i markedet. Priserne på blandt andet IT-udstyr er stigende, og det kan påvirke kommunens udgifter væsentligt i de kommende år. En reduktion af budgettet bør derfor bygge på konkrete besparelsesmuligheder og ikke alene på forskelle mellem kommunernes samlede udgifter.

Samlet set mener vi, at der mangler dokumentation for, hvor besparelsen konkret kan findes. Vi anbefaler derfor, at BDO konkretiserer besparelsesforslaget og peger på erfaringer og tiltag fra andre kommuner, som Nyborg Kommune kan arbejde videre med.

Administration – Forslag 4: Flådestyring

Vi bakker op om forslaget om etablering af en central flådestyringsenhed i Nyborg Kommune.

Forslaget adresserer en række kendte udfordringer ved den nuværende decentrale organisering af kommunens bilflåde, herunder manglende samlet overblik, varierende udnyttelsesgrad af køretøjerne samt manglende systematik i forhold til vedligeholdelse og udskiftning. En fælles flådestyringsenhed vurderes at være et vigtigt skridt mod en mere effektiv og bæredygtig forvaltning af kommunens køretøjer.

Ud over de beskrevne økonomiske gevinster og mulighederne for reduktion af CO₂-udledningen, vurderer vi, at etableringen af en central flådestyringsenhed vil medføre flere afledte positive effekter.

For det første vil et samlet overblik over kommunens køretøjer skabe et bedre grundlag for strategiske beslutninger om fremtidige investeringer og udskiftninger. Dette vil kunne bidrage til en mere langsigtet og økonomisk bæredygtig planlægning af bilparken og mindske risikoen for, at kommunen igen står med en uforholdsmæssig stor andel af ældre køretøjer.

For det andet kan en fælles styring bidrage til øget trafiksikkerhed og et forbedret arbejdsmiljø gennem mere systematisk vedligeholdelse, dokumentation og opfølgning på køretøjernes tekniske tilstand. Dette vil samtidig kunne reducere risikoen for driftsforstyrrelser og akutte reparationer.

Derudover vil en central organisering skabe et bedre datagrundlag for optimering af kørselsmønstre, kapacitetsudnyttelse og grøn omstilling. En væsentlig afledt effekt forventes at være en reduktion af det samlede antal køretøjer gennem øget deling og bedre udnyttelse af flåden, hvilket både kan reducere kommunens samlede driftsomkostninger og understøtte ambitionerne om en mere bæredygtig transportløsning. Samtidig kan den fælles styring understøtte en mere målrettet overgang til alternative transportformer og drivmidler, herunder cykler, samt sikre, at investeringer i nye køretøjer sker på et oplyst og strategisk grundlag.

Vi gør samtidig opmærksom på, at BDO-rapportens opgørelse ikke omfatter Vej og Parks bilflåde. Det vurderes, at en inddragelse af disse køretøjer på sigt vil kunne forstærke de forventede gevinster ved en samlet flådestyring, herunder bedre kapacitetsudnyttelse, øget koordinering af køretøjsanvendelsen samt yderligere potentiale for effektivisering af drift og vedligeholdelse. De samlede økonomiske og driftsmæssige gevinster kan derfor vise sig at være større end de potentialer, der fremgår af rapporten.

Endelig vurderes det, at en fælles flådestyringsenhed vil kunne bidrage til større ensartethed i administration, indkøb og drift på tværs af kommunen, hvilket kan frigøre administrative ressourcer i fagområderne til kerneopgaverne.

Det bemærkes desuden, at BDO-rapporten ikke synes at indeholde et potentiale ved nedbringelse af udgifter til kørselsgodtgørelse afregnet efter høj sats. En mere fleksibel og central disponering af kommunens bilflåde vurderes at kunne reducere behovet for anvendelse af medarbejdernes egne biler og dermed skabe yderligere økonomiske gevinster, som ikke er indregnet i de nuværende beregninger. Ligeledes vurderes en central styring af kommunens tankkort og mobiltankløsninger at kunne skabe yderligere besparelser gennem bedre kontrol med brændstofforbrug og en mere effektiv administration på området.

En central flådestyring vil samtidig skabe større gennemsigtighed i de fremtidige investeringsbehov og understøtte en systematisk udskiftningsplan, så der fremadrettet undgås akkumulering af et betydeligt efterslæb på bilområdet.

På den baggrund støtter vi forslaget om etablering af en central flådestyringsenhed og vurderer, at de langsigtede økonomiske, driftsmæssige og miljømæssige gevinster overstiger de indledende investeringsomkostninger.

Med venlig hilsen

På vegne af medarbejderne i Økonomi og Digitalisering

Fælles MED – Økonomi og Digitalisering

Nyborg Kommune