65. Medarbejderudvalget i Fællessekretariatets høringssvar på budget 2027

Fællessekretariatets medarbejderudvalg giver hermed høringssvar på budget 2027. Høringssvaret retter sig specifikt mod Forslag nr. 1 Administrative fællesskaber – central organisation og Forslag nr. 3 IT, digitalisering og ledelsesinformation som fremsat i BDOs Økonomisk mulighedskatalog vedrørende administration.

Allerede besluttede besparelser

BDO foreslår i Forsalg nr. 1 at der gennemføres yderligere centralisering af administrative funktioner i centrale administrative fællesskaber.

På social- og familieområdet er der som en del af kommunens udviklingsplan foretaget en centralisering af administrationen ved etableringen af et fællessekretariat i august 2025. Sekretariatet understøtter institutioner og fagområder på tværs af Social og Familie. Dette har allerede medført effektiviseringer af arbejdsgange og øget driftssikkerhed.

Yderligere er der i forbindelse med den økonomiske handleplan for 2026 gennemført besparelser på det administrative område. For fællessekretariatet i Social og Familie er der desuden indarbejdet en yderligere besparelse med fuld virkning i 2028.

Medarbejderudvalget vurderer, at:

• de allerede gennemførte organisatoriske ændringer skal have tid til at vise deres fulde effekt – både i forhold til økonomi, effektivitet, kvalitet, samarbejde og arbejdsmiljø, før der gennemføres yderligere og mere omfattende centraliseringer.
• det for at opretholde kvaliteten i driften er afgørende, at der ikke spares yderligere på området.

Konsekvenser af yderligere centralisering

Hvis BDO’s forslag nr. 1 om yderligere centralisering gennemføres, vil der være risiko for, at det har konsekvenser på en række områder.

Risiko for at velfærden til borgerne forringes

Det er vigtigt at understrege, at administrative funktioner udgør en central understøttelse af kommunens kernevelfærd. Derfor vil en reduktion eller centralisering af disse funktioner kunne få konsekvenser for borgerne i form af:

• længere sagsbehandlingstider,
• mindre tilgængelighed,
• øget standardisering samt
• mindre tid til ledelse og udvikling på kommunens institutioner, idet lederne selv ville skulle varetage en del af de administrative opgaver.

Risiko for tab af faglighed og nærhed i den administrative understøttelse

Medarbejderudvalget vurderer, at det er en væsentlig forudsætning for at sikre kvaliteten i den administrative understøttelse af området, at der ikke etableres yderligere afstand mellem de fagnære områder og de administrative funktioner.

Administrative medarbejdere sidder ofte med en betydelig faglig og organisatorisk viden om det konkrete område, de understøtter. Hvis funktionerne samles centralt, er der risiko for:

• tab af lokalkendskab,
• længere kommunikationsveje og
• mindre fleksibilitet
• at fokus i højere grad rettes mod at servicere opad i organisationen, mens kendskabet til og understøttelsen af den daglige faglige praksis svækkes.

Risiko for arbejdsmiljøbelastning

På baggrund af den centraliseringsproces medarbejderne i Fællessekretariatet lige har været igennem, er det medarbejderudvalgets erfaring, at en sådan proces påvirker trivslen i medarbejdergruppen betydeligt og at der lige nu er brug for ro og stabilitet.

Endnu en omlægning vil betyde:

• nye arbejdsopgaver,
• nye kolleger og samarbejdsrelationer,
• nye IT-systemer/arbejdsgange,
• oplæring,
• usikkerhed om fremtidig placering og
• mulig dobbeltadministration under implementeringen.

Selvom disse ændringer er midlertidige, er vi bekymrede for den langsigtede indvirkning på trivsel og arbejdsmiljø og at det kan betyde langtidssygemeldinger og opsigelser. Det bør fremgå, hvordan kommunen vil sikre, at effektiviseringen ikke gennemføres på bekostning af arbejdsmiljø, trivsel og kvalitet.

Risiko for forringelse af kvalitet og arbejdsvilkår i den faglige ledelse

Områdets stedlige ledere har i forvejen et bredt opgavefelt, som blandt andet omfatter personaleledelse, faglig ledelse og budgetansvar. På dele af Social og Familie har lederne samtidig et relativt stort ledelsesspænd.

Hvis de skal varetage flere administrative opgaver, kan det reducere tiden til nærværende personaleledelse og faglig ledelse og dermed påvirke både ledelseskvaliteten og ledernes arbejdsvilkår.

Digitalisering bør ikke automatisk sidestilles med effektivisering

BDO pointerer i forslag nr. 1 og nr. 3, at administrative fællesskaber kan bidrage til at realisere administrative budgetreduktioner – ikke mindst når der samtidig er eksplicit fokus på at udnytte og realisere digitaliseringspotentialerne.

Fællessekretariatet indgår allerede i det udviklingsarbejde Nyborg Kommune har igangsat med henblik på at understøtte både styring og udvikling, således at de enkelte fagområder ikke har egne systemer og modeller for udarbejdelse af ledelsesinformation.

Yderligere implementerer fællessekretariatet løbende de it-systemer, der udrulles fra centralt niveau og opnår derved allerede de mulige gevinster, der er forbundet med en automatisering af administrative funktioner.

Det er erfaringen, at digitalisering ofte ændrer arbejdsindholdet snarere end blot at fjerne arbejde. Derfor bør man ikke indregne en digitaliseringsgevinst, før det er dokumenteret, hvilke konkrete arbejdsprocesser, der faktisk bortfalder eller reduceres. Det er i øvrigt uklart, om de automatiserede arbejdsgange, der allerede er implementeret er medregnet i kommunens økonomi eller om man risikerer at medregne gevinsten flere gange.

Behov for yderligere analyse

Medarbejderudvalget er enige i BDO’s vurdering af, at der bør fortages yderligere kortlægning og analyse af de forskellige administrative opgaveområder, før det kan vurderes, om en yderligere centralisering kan bidrage til at realisere administrative budgetreduktioner.

Medarbejderudvalget mener, at en sådan analyse bør tage udgangspunkt i de eksisterende organiseringer og dokumenterer, hvilke yderligere gevinster en centralisering konkret forventes at kunne skabe ud over de besparelser og effektiviseringer, der allerede er besluttet. Der bør yderligere foretages en grundig analyse af borgerkonsekvenserne, inden forslaget gennemføres.

Det bør ikke alene vurderes, om en centralisering er billigere. Man bør også undersøge, om kvaliteten og serviceniveauet opretholdes.